4 nécessités souvent oubliées dans la gestion d’une clinique vétérinaire

Tout bon gestionnaire d’établissement vétérinaire pourra le confirmer : s’occuper d’une clinique, c’est beaucoup de pain sur la planche ! Que vous gériez une seule clinique ou un regroupement d’établissements, que vous vous occupiez de petits ou de grands animaux ou que vous en soyez au tout début ou en pleine croissance depuis plusieurs années, les défis ne cesseront jamais d’apparaître sur votre chemin. Les nombreuses tâches quotidiennes nécessaires pour mettre sur pied et maintenir une clinique vétérinaire fonctionnelle et prospère peuvent être écrasantes, c’est donc pourquoi nous avons trouvé bon d’en discuter ici. Gestionnaires de clinique vétérinaire, ceci est pour vous !

No1 :La performance de votre clinique peut être améliorée maintenant

 

Fixer des objectifs de revenus mensuels ne suffit plus. Il faut comprendre que les profits d’une clinique ne peuvent augmenter d’une manière constante parce qu’on ne peut tout simplement pas prévoir le comportement précis de la clientèle. Ce qu’on oublie souvent cependant, c’est de porter une attention aux cycles économiques dans la création du budget annuel de la clinique. Garder un œil sur les changements du PIB à travers les trimestres permet de prévoir les sommets et les creux du cycle.

 

N’importe quelle entreprise peut facilement consulter les différents indicateurs économiques sur le Réseau Entreprises Canada : https://entreprisescanada.ca/fr/planification/etudes-de-marche-et-statistiques/economie-canadienne/

 

Les hauts et bas économiques doivent être considérés dans la détermination d’objectifs communs dans la clinique. Les buts doivent être attachés à des stratégies adéquates ainsi que des employés précis de votre établissement. Car qui dit prévoir les hauts et bas économiques, dit se préparer pour la saison forte. Serez-vous en mesure de fournir durant cette période ? Si vous avez besoin de remplaçants vétérinaires et techniciens, vous pouvez les réserver plus d’un an à l’avance. Le recours aux remplaçants peut vous permettre de garder le cap vers vos objectifs d’équipe, même en saison forte.

 

Les rendez-vous réservés à l’avance, un must !

Plusieurs cliniques vétérinaires n’ont pas encore ce réflexe essentiel. Si vous êtes en mesure de coordonner vos médecins vétérinaires, techniciens et réceptionnistes pour que la prochaine visite fixée convienne aux besoins et à la disponibilité du client, faites-le !

 

De plus, établir des buts communs à atteindre crée un environnement qui valorise les efforts et le dépassement de soi, ce qui augmente l’esprit d’équipe de votre personnel. Dans l’atteinte de ces objectifs réalistes basés sur le comportement de l’économie, vous trouverez plus facilement des failles dans votre performance d’entreprise et votre rapport avec la clientèle. Il est toutefois primordial que cet environnement ne devienne pas une source de stress considérable pour votre personnel et vos patients, parce que la performance de votre clinique sera toujours dépendante du service à la clientèle que vous offrez.

 No2 :Repensez votre gestion du personnel

Songez à votre façon de former votre personnel. Est-elle optimale ? Il faut comprendre que la formation, ça n’arrête jamais et que ça peut constamment s’améliorer. Éliminez la mentalité du « Je n’ai plus rien à apprendre moi, car je suis formé ». Il y a toujours quelque chose à apprendre, une nouvelle façon d’améliorer son quotidien.

 

De plus, faites-vous des réunions de groupe ou individuelles ? Communiquez-vous la même information lors d’une même séance à tout votre personnel en même temps ? N’oubliez pas que votre personnel est composé de professionnels aux postes différents qui ne vivent pas tous la même réalité dans votre clinique. Organiser uniquement des réunions d’équipe n’est pas toujours la meilleure idée pour la rétention de l’information et la responsabilisation de l’employé. Il y a des dossiers précis que vous pouvez mieux adresser individuellement ou en petits groupes.

 

Une vision plus humaine au sein d’une entreprise est toujours une bonne idée. Mais avant tout, il faut le faire à l’interne ! En tant que gestionnaire, vous vous devez de créer des relations avec votre personnel qui dépassent le « Bonjour, comment allez-vous ? ». Gardez une ouverture à leurs questionnements, aux inquiétudes et aux facteurs de stress présents. Soyez capable de demander de l’aide à votre personnel et démontrez votre appréciation de leur travail. Quand vient le temps d’analyser la performance, il est également majeur d’utiliser un système non biaisé et neutre, comme le système d’évaluation miroir (système d’évaluation dans lequel l’employé doit s’autoévaluer d’abord et ensuite doit comparer son évaluation avec celle de son employeur lors d’une rencontre individuelle).

 

Qu’en est-il de l’environnement de travail de vos employés ? Leur fournissez-vous un environnement de travail de qualité avec toutes les ressources nécessaires à l’accomplissement des tâches et au dépassement de celles-ci ? Un manuel d’employé clair est-il accessible en tout temps ? C’est l’atmosphère de travail et la relation avec le patron, plutôt que la rémunération, qui seront considérés en premier par vos employés pour décider s’ils veulent poursuivre leur carrière avec vous ou non.

 

No 3 :En cas d’absence, un plan B ?

Avis à ceux qui gèrent leur clinique seul(e) : Vous devez partir de votre clinique pour une durée indéterminée. Quelle est la prochaine étape ? Êtes-vous prêt à ce type d’imprévu ? Savez-vous qui pourra gérer le système de paie et factures ? Assurez-vous d’avoir quelqu’un de confiance pour s’en occuper, comme un associé en chef ou adjoint. Cette personne dispose-t-elle d’un document expliquant la procédure étapes par étapes ? Pensez-y !

 

Vos réceptionnistes ou vos associés doivent également connaître la façon de maintenir le suivi de l’inventaire ainsi que connaître quelles compagnies a appelé en cas de bris de matériel. Faites une liste des éléments à vérifier, comme les types de médicaments requis sur les tablettes, la bonne quantité, les dates d’expiration, etc.

 

Soyez certain de ne pas être l’unique gestionnaire des ressources humaines. Préparez quelqu’un pour la gestion des horaires pour vous enlever un poids sur les épaules.

 

Faites-vous affaire avec une compagnie ou un avocat pour vos documents légaux ? Il est primordial d’avoir au moins un bon contact en droit dans votre carnet d’adresses, dans le cas d’un litige ou une situation particulière où vous n’êtes pas en mesure de prendre une décision.

 

No 4 :Faites réviser votre planification financière

Allez chercher les avis externes. Allez parler à des comptables agréés qui possèdent un point de vue neutre et distancé de votre établissement. C’est le même principe que lorsque vous vous questionnez sur l’état d’un patient et que vous consultez l’un de vos médecins vétérinaires. Les meilleurs établissements vétérinaires transposent cette mentalité dans pratiquement tous leurs départements.

 

Un avis externe ne peut qu’être bénéfique pour poser un meilleur jugement sur l’état de votre clinique. L’avis d’un comptable astucieux pourra vous permettre de réduire les coûts, trouver les divergences, prévenir les erreurs et la fraude d’employés et trouver des stratégies innovatrices pour mettre à jour votre fonctionnement.

 

Et voilà ! Ce sont les 4 nécessités souvent oubliées en gestion de clinique vétérinaire. Vous êtes-vous identifié à certains des éléments mentionnés ?  La gestion d’une clinique est un défi de taille en soi, mais qui peut être relevé avec un bon sens de l’organisation et des priorités. Pensez à ce que vous pouvez appliquer au quotidien et facilement. Partagez-nous vos réflexions !

 

Charles Brien, le 3 aout 2018

Sources:
https://www.vmdtoday.com/practice-management/avma-2018-using-the-business-cycle-to-optimize-practice-profitability
https://www.vmdtoday.com/practice-management/improve-compliance-improve-your-bottom-line
https://www.vmdtoday.com/practice-management/mvc-2018-staff-training-done-right
https://www.veterinairesaucanada.net/documents/practice-management-essentials
https://www.vmdtoday.com/practice-management/preparing-for-the-unexpected
https://www.vmdtoday.com/finance/accounting-tips-for-the-busy-veterinarian
https://inside.6q.io/5-top-reasons-why-employees-leave-their-jobs/