Dre Caroline Brookfield, vous partage ses astuces de remplaçant vétérinaire: combien facturer et comment gérer sa paperasse de travailleurs autonomes.

 

C’est presque aussi gênant que demander quelqu’un pour une première sortie en amoureux. Me sentant mal à l’aise, craignant le rejet, je m’approche avec hésitation de ma cible. «Hé, je peux te demander quelque chose? Que factures-tu ces jours-ci en tant que vétérinaire remplaçant? « 

D’après mon expérience, la plupart des vétérinaires remplaçants et les techniciennes en santé animale (TSA) fixent leur taux de cette façon. Un peu à l’aveugle.

Certains remplaçants choisissent simplement un montant aléatoire et le modifient en fonction des réactions des cliniques. «Oh wow, nous ne pourrions jamais vous payer cela» entraîne un taux inférieur. Ou: «Vraiment? C’est génial, pouvons-nous vous réserver pour les 3 prochaines années? » entraîne un taux plus élevé.

Lorsque j’ai commencé à offrir des services de remplacement à Calgary, je me suis assis avec une calculatrice et un verre de vin. J’ai comparé un poste salarié à temps plein à des honoraires de travailleur autonome, en utilisant un nombre de jours ouvrables similaire, en tenant compte de tous les coûts et responsabilités. 

À l’époque, cela fonctionnait assez bien. Les propriétaires d’établissement qui embauchent des remplaçants pouvaient secouer le poing à l’écran en désaccord. Ce qu’un travailleur autonome est payé ne peut pas être comparé au salaire d’un salarié pour la même durée. Semaines de vacances, assurance – responsabilité, médicale, et invalidité, prestations d’assurances-emploi, frais de formation continue et congés, la liste est longue de ce qui est intégré au salaire d’un employé. De plus, le coût émotionnel et cognitif de sauter dans une nouvelle pratique et d’être toujours le «nouveau» prend beaucoup plus d’énergie, pour moi, de toute façon. C’est une compétence unique d’être un remplaçant et mérite une juste compensation.

Taux horaire ou tarif quotidien? Heures supplémentaires, frais d’appel et kilométrage?

Certains vétérinaires choisissent de fixer un tarif quotidien au lieu d’un taux horaire. Quand j’ai commencé, je facturais un tarif quotidien (8 heures) et un tarif demie-journée (4 heures) avec un supplément d’heures supplémentaires par heure. Maintenant, j’ai peaufiné l’approche afin de facturer un taux horaire régulier avec un minimum de 6 heures. Mes frais d’heures supplémentaires (si je manque un déjeuner ou un retard) sont 1,5 fois plus élevés que mon tarif normal. Je déteste manquer le déjeuner. Si une clinique n’a besoin de moi que quelques heures dans l’après-midi, cela implique que je risque de refuser une journée entière ailleurs. Et je dois sortir de mon pyjama. Certains suppléants acceptent de facturer un taux horaire pendant quelques heures, alors faites ce qui vous convient.

D’autres variables financières incluent; le temps de trajet, l’hébergement, les frais de kilométrage, les frais de garde et les heures supplémentaires. Je peux vous dire que depuis mes 20 ans en tant que remplaçante et que j’ai formé d’autres travailleurs autonomes, je n’ai vu aucune tendance généralisée. La raison pour laquelle les remplaçants choisissent leur style de vie est souvent liée au contrôle qu’ils souhaitent sur leur horaire et leurs factures, il n’y a donc pas d’approche qui s’impose naturellement.

Je détermine un rayon de kilomètres que je suis prête à parcourir « gratuitement », et en dehors de cela, je facture des kilomètres sur les kilomètres supplémentaires. Dans le passé, j’ai été payée de plusieurs façons pour le travail sur appel, comme une base pour la disponibilité de nuit, plus le taux horaire ou le pourcentage de facturation pour toutes les urgences auxquelles je répondre. Évitez de rester dans la maison du propriétaire de l’établissement pendant son absence, sauf si vous êtes sûr que vous serez à l’aise. J’entends souvent des histoires d’horreur sur des conditions de vie insalubres, des adolescents ayant des fêtes et des règles étranges. Il est préférable de prendre un hôtel ou d’un hébergement de style Airbnb.

En résumé, la définition de votre tarif est comme n’importe quel produit ou service. Déterminez ce que vous pensez être la juste valeur marchande, puis voyez ce que le marché peut supporter. Tenez compte de vos vacances et de votre horaire de formation continue, ainsi que du temps nécessaire pour gérer votre entreprise. Vous dirigez une entreprise, traitez-la de cette façon.

Cela peut sembler plus facile à dire qu’à faire. Comment commencez-vous? Oxilia fournit son analyse des taux moyens de tous les contrats effectués au sein de sa communauté. Ce taux moyen est par province et aussi selon si vous êtes vétérinaire ou TSA. Les taux horaires d’un remplaçant à Moncton sont différents de celui de Vancouver, donc cet outil est un excellent moyen de s’assurer que vous n’êtes pas complètement en décalage avec les moyennes de la profession.

En utilisant ces suggestions et outils, vous trouverez le bon montant pour une solution gagnant-gagnant. Une dernière mise en garde: si vous avez des compétences particulières, ou si vous êtes certain de fournir des services de grande valeur, ou si vous vivez dans une région où le coût de la vie est élevé et que vous voyagez, facturez ce que vous pensez être juste et raisonnable. Même s’il est supérieur au tarif local moyen. Votre calendrier de contrats vous dira la vérité sur ce que votre valeur.

Est-ce d’une pomme par jour pour éloigner le fisc pour toujours?

Pour l’amour du ciel, quoi que vous fassiez, gardez de bons dossiers. Si vous souffrez de TDAH (comme moi) ou si vous détestez les tâches administratives (comme tout le monde sur la planète), cela peut être difficile. Ma philosophie pour la paperasse est la même que ma philosophie de vie générale; obtenez l’aide d’un expert, utilisez des outils, soyez prêt à les payer et concentrez-vous sur ce que vous faites le mieux. N’est-ce pas ce que vous voulez que vos clients fassent?

Les applications gratuites pour gérer les dépenses sont utiles. J’utilise WAVE car c’est gratuit. Je peux prendre des photos d’un tas de reçus à la fois, il lit ce qu’il peut et je retouche le reste. Boom! Rapport de dépenses pour l’année. Vous pouvez également utiliser un dossier infonuagique comme Google Drive ou Evernote pour prendre des photos de reçus avec un téléphone intelligent directement dans des dossiers pertinents.

Embaucher un comptable et/ou un comptable. Ne faites pas cela le 1er avril. Faites-le maintenant. Obtenez leurs conseils sur la façon de maximiser les déductions.

Passez un jour par mois, ou une heure par semaine, sur la paperasse (prenez en compte ce temps lors de la détermination de votre taux horaire / quotidien).

Assurez-vous de répondre aux critères du statut de travailleur autonome. Consultez le site Web de l’ARC ou demandez plus de détails à votre comptable ou à votre avocat.

– Remettez votre rapport de TPS/TVQ et payez vos acomptes provisionnels (impôts) à temps ou vous ferez face à des pénalités sévères. Encore mieux, demandez à votre comptable de vous organiser!

– Déduisez une partie de chaque paiement d’honoraires qui correspond à l’impôt anticipé et placez ce montant dans un compte d’épargne distinct. Faites de même pour vous assurer d’un fonds de vacances.

– Réviser les relevés de contrats émis par Oxilia pour créer des rapports. Revoyez-les régulièrement.

– Oxilia gère votre facturation, c’est donc un travail ennuyeux que vous n’avez pas à faire!

– Traqueur de kilométrage – J’utilise Mile IQ, qui démarre automatiquement lorsque vous commencez à conduire. Ne laisser pas les rapports s’empiler. Selon mon mari, essayez de recréer les rapports de kilométrage après 4 mois de travail, n’est pas une bonne soirée de samedi soir.

J’espère que cela vous donnera quelques idées sur la façon de structurer vos honoraires et vos documents pour réussir. Bien sûr, vous aurez besoin de développer de nouvelles compétences et de faire quelques investissements en tant que chef d’une microentreprise. La paperasse peut être frustrante – mais n’oubliez pas la raison pour laquelle vous êtes devenu remplaçant en premier lieu. C’est un petit prix à payer pour la liberté, non?